Funciones de la administración: una transpolación desde las ciencias administrativas hacia las ciencias de la educación.

Functions of the administration: a transpolation from the administrative sciences to the educational sciences.

Funções da administração: uma transpolação das ciências administrativas para as ciências da educação.

Pontificia Universidad Católica del Ecuador Sede Santo Domingo – PUCESD – Escuela de Ciencias de la Educación.

El presente manuscrito de revisión descriptiva aborda las funciones de la administración a partir de una transpolación desde las ciencias administrativas hacia el campo educativo, considerándolas como los procesos que permiten estructurar una organización; partiendo desde la previsión de los objetivos a seguir, el tipo de organización, los encargados de direccionar la institución hacia su objetivo y los mecanismos de evaluación del rendimiento y diagnóstico preciso para la toma de decisiones en función de conseguir de las metas trazadas. La temática a tratar se considera importante debido a que toda organización para su conformación y logro de intereses, precisa de poseer indiscutiblemente funciones administrativas que sirvan como orientación base.

Palabras clave: Educación; Administración de la Educación: Gestión de la Educación; Instituciones de Enseñanza.

This descriptive review manuscript addresses the functions of the administration from a transpolation from the administrative sciences to the educational field, considering it as the processes that allow structuring an organization; Starting from the anticipation of the objectives to follow, the type of organization, those in charge of directing the institution towards its objective and the mechanisms of performance evaluation and precise diagnosis for decision-making based on achieving the goals set. The topic to be treated is considered important because every organization for its conformation and achievement of interests, needs to have unquestionably administrative functions that serve as a base orientation.

Keywords: Education; Education Administration: Education Management; Teaching Institutions.

Este manuscrito de revisão descritiva aborda as funções da administração de uma transpolação das ciências administrativas para o campo educacional, considerando-as como os processos que permitem estruturar uma organização; A partir da antecipação dos objetivos a serem seguidos, o tipo de organização, os responsáveis por direcionar a instituição para seu objetivo e os mecanismos de avaliação de desempenho e diagnóstico preciso para a tomada de decisões com base no alcance das metas estabelecidas. O assunto a ser tratado é considerado importante porque toda organização, para sua conformação e conquista de interesses, precisa ter funções inquestionavelmente administrativas que servem como orientação básica.

Palavras-chave: Educação; Administração educacional: Gerenciamento educacional; Instituições de Ensino

La planeación es de las principales funciones del administrador educativo, debido a que para que la educación sea de calidad, se debe establece inicialmente cuál será el ciudadano que queremos formar, entonces, en la planeación se establecen las metas principales globales de la institución, formas para alcanzarlas, métodos a utilizar y mecanismos de control.

Por lo tanto es la función que se debe tener en cuenta para determinar “Los resultados que se pretenden obtener, el análisis del entorno para prever escenarios futuros con la finalidad de minimizar los riesgos y aprovechar las oportunidades, para definir las alternativas óptimas a fin de lograr los objetivos” (Münch, et al., 2013: p.49).

El entorno educativo se encuentra por muchos factores que podrían posibilitar o inhibir el cumplimiento de los objetivos propuestos por la organización, por lo cual, la consecución del grado máximo de calidad en una institución, dependerá del análisis que se le brinde a dichos factores, el establecimiento de los objetivos bases de la organización y los mecanismos de prevención que se establezca frente a dificultades. Los procesos antes dichos le corresponden a la planeación, cuya meta consiste en servir de eje articulador de todo el resto de elementos administrativos y ser rumbo guía para todas las actividades que se pretenda realizar (González, 2003).

Por otro lado, otra de las metas principales de la planeación, es la operativización del desempeño de los individuos en cuanto a la construcción de un entorno eficaz, cálido y de calidad; basado en el bienestar y cooperación de los que componen la institución educativa, reconociendo que para conseguir que los miembros realicen su trabajo de forma eficaz, es necesario socializar lo que se espera de ellos en el transcurso del proceso educativo, es decir, que: “todos conozcan los propósitos y objetivos del grupo y métodos para alcanzarlos” (Koontz y Weihrich, 1998: p.126).

Esta parte de los procesos administrativos corresponde a las las herramientas, acciones o medios meditados que proporcionan elementos favorecedores que contribuyen a lograr los objetivos trazados; estos elementos establecen una estructura a los planes, es decir, crean una dirección con el fin de conseguir las metas establecidas, a corto y largo plazo, teniendo en cuenta que cada decisión y acción de la institución tendrá una repercusión específica en su fin, por lo cual, se precisa establecer tantas estrategias como objetivos existentes (Isaacs, 1995).

En este caso, clasificaremos a los planes de manera jerárquica, debido a que la planeación comprende elementos macro de la institución y van en función de políticas globales. Los tipos de planes son: estratégicos, producto de altos directivos; ministerio de educación, en este nivel se establecen las políticas bases para regir al sistema educativo; tácticos, está bajo la responsabilidad de los directivos de área, que supervisan a mediano plazo las actividades para cumplir los objetivos de área; y operacionales, este tipo de plan abarca actividades específicas, como es el caso de la planificación de aula, correspondiente a estrategias para la consecución de una determinada destreza (Coulter, 2011; Chiavenato, 2014).

La función de la planificación corresponde al proceso que conduce la elaboración con antelación de: actividades, establecimiento de objetivos, métodos, planes y lógicas específicas para la función óptima de la institución. Constituyen una orientación para la administración de los recursos, el desempeño de la organización y el control de las acciones que apoyan el avance hacia las metas establecidas. Cabe recalcar que la planificación también establece formas de organización, dirección y control para la organización (Stoner, et al., 1996).

Las metas dentro del proceso de planificación deben ser posibles de alcanzar con límites de tiempo realistas, siendo un poco más analíticos en términos educativos nos referimos a metas de aprendizaje, mismas que proveen de información sobre si los estudiantes están orientados hacia el proceso con el que llevan a cabo el aprendizaje o más hacia el resultado final por ello “Las metas son importantes por cuatro motivos: las metas proporcionan un sentido de dirección, las metas permiten enfocar nuestros esfuerzos, las metas guían nuestros planes y decisiones y las metas sirven para evaluar nuestro avance” (Stoner, et al., 1996: p. 288).

Las estrategias para planificar son muy variadas, estas dependen de la situación contextual del establecimiento y de las particularidades que se presenten en los estudiantes, ya sea el nivel socioeconómico de los estudiantes o las características culturales, pero toda planificación sigue un proceso o etapas fundamentales, estas son: a) elección de las metas generales de la organización para cada departamento; b) establecimiento de programas sistémicos para alcanzar las metas; c) análisis de la viabilidad, tanto de objetivos como de los programas en función del componente humano del establecimiento (Münch, 2012; Chiavenato, 2014).

Existen diversos planes en dependencia de la jerarquía de la institución ya sea desde los más altos rangos gubernamentales hasta los planes que un docente frente al aula puede proyectar para el año lectivo.; dentro de la clasificación de los planes el más importante son aquellos que son preparados por el tipo de administrador de alta dirección ya que “Cargan con la responsabilidad de la organización entera, puesto que deben abarcar plazos de entre cinco y diez años.

Por otra parte, los planes de partes concretas de la organización abarcan plazos mucho más cortos” tal es el caso de la planificación meso curricular o de unidades y la planificación micro curricular o áulica (Stoner, et al., 1996: p.11).

La organización cobra importancia en el sentido de ¿Cómo hacerlo?, es decir, llevarlo a cabo o ponerle en marcha ya que una vez definidos los objetivos en las funciones anteriores, es necesario establecer la forma en cómo éstos se van a alcanzar, quienes lo van a realizar, quien rinde cuentas a quien, y donde se van hacer.

Es decir, los administradores educativos tendrán que crear el entorno organizacional material y social proporcionando las cosas útiles para el adecuado funcionamiento de la institución. Por ello la organización consiste en “Determinar funciones y responsabilidades para establecer los métodos tendientes a la simplificación del trabajo” (Münch, 2012: p.96).

Para llevar a cabo la ejecución de la organización es importante tener en cuenta los principios bajo los cuales se rige la organización, sin embargo en educación se entiende como principios a aquellos que sirven para establecer la pauta de actividades que permitirán realizar una distribución racional de la institución.

En donde el primero está relacionado con “Determinar las actividades específicas necesarias para alcanzar los objetivos planteados (especialización). Agrupar las actividades en una estructura lógica (departamentalización). Encargar las actividades a puestos y personas específicos (puestos y tareas)” (Chiavenato, 2014: p.129). Sin embargo, existen diversas investigaciones sobre principios organizativos institucionales que permiten mejorar la organización de la empresa de una manera más rigurosa es así que:

Desde luego, al paso de los años, hemos ganado una gran cantidad de conocimientos en cuanto a sus limitaciones [...] existen seis principios básicos de la estructura organizacional que son: especialización del trabajo, departamentalización, autoridad y responsabilidad, alcance del control, centralización frente a descentralización y formalización. (Robbins, Decenzo y Coulter, 2013: p.132)

Para efectuar esta función administrativa es importante tomar en cuenta las etapas que se deben seguir para una correcta organización entre ellas tenemos la división del trabajo y la coordinación, la primera consiste en la separación y delimitación de las actividades con el fin de realizar una función con la mayor precisión, eficiencia y mínimo esfuerzo, por otro lado, la coordinación se refiere a sincronizar y armonizar los esfuerzos, las líneas de comunicación y autoridad deben ser fluidas y se debe lograr la combinación y la unidad de esfuerzos bien integrados y balanceados en el grupo social (Stoner, Freeman y Gilbert, 1996).

Esta función organizativa se lleva a cabo a través de varias técnicas que permiten tener una visión más organizada de cómo está funcionando la institución, en primer lugar la técnica del organigrama consiste en representar gráficamente la estructura formal de una organización permitiendo observar las interrelaciones, funciones y líneas de autoridad de una organización; en segundo lugar, los manuales son documentos detallados que contienen en forma ordenada y sistemática la información de la empresa, otra técnica que pueden emplear es la carta de distribución del trabajo que permite analizar los puestos que integran un departamento, por último la de análisis de puesto permite detallar pormenorizadamente las labores que se desempeña en una unidad de trabajo especifica (Münch, 2013).

La dirección consiste en ejecutar las acciones anteriormente planeadas y organizadas, en términos educativos los administradores deben supervisar a sus subordinados de una manera permanente, e inspirarlos a alcanzar la misión y visión de la institución, porque es el proceso máximo y los demás procesos, tales como la planificación, organización, evaluación, enseñanza-aprendizaje, etc., son ejecutados por todos los actores, pero conducidos o guiados por la dirección En ese sentido la dirección se basa en “imprimir acción y dinamismo a la empresa, se relaciona con la acción, con ejecutarla, y tiene mucho que ver con las personas” (Chiavenato, 2014: p.130).

Esta función da importancia a las habilidades que tiene el administrador para comunicar, dirigir y motivar las diferentes acciones que deben realizar los subordinados. Es decir, debe elegir el mejor canal de comunicación para informar e influir en el personal de la institucion para poder aplicar las estrategias adecuadas a traves de la correcta toma de deciones. Por otro lado, la dirección se resume en “La ejecución de los planes mediante la guía de los esfuerzos del personal a través de la toma de decisiones, la motivación, la comunicación y el liderazgo” (Münch et al., 2013: p.130).

La dirección forma parte de un período en que se divide el desarrollo de la organización y que es un proceso importante para la correcta organización por parte del administrador, en este sentido esta función administrativa comprende una serie de etapas que:

Comprenden la toma de decisiones, la comunicación, la motivación y el liderazgo. Mediante la toma de decisiones se elige la alternativa óptima para lograr los objetivo de la organización; a través de la comunicación se trasmite y recibe información necesaria para ejecutar las decisiones, los planes y las actividades; con la motivación se obtienen comportamientos, actitudes y conductas del personal para trabajar eficientemente y de acuerdo con los objetivos de la institución y, por, ultimo el liderazgo se utiliza para influir, guiar o dirigir a un grupo de personas; ese incluye el poder, la autoridad, la supervisión, la delegación y mando (Münch, 2012: p.134).

En cuanto a las motivaciones dentro del ámbito organizativo encontramos a varias teorías, y en referencia a la educación tradicionalmente se ha visto al director como el encargado de motivar al personal para que este más productivo en cuanto al desarrollo de sus clases y mejoramiento del proceso de enseñanza-aprendizaje. Sin embargo, “En la actualidad un adecuado estilo de dirección promueve las condiciones necesarias para que el personal se motive y se auto controle” (Münch, et al., 2012: p.140).

Con base a ello, han surgido teorías que se relacionan con la motivación. Las teorías del contenido y teorías de aprendizaje o del enfoque externo. En cuanto a las teorías del contenido son las que han tenido mayor difusión, dado a que explican la conducta en base a procesos internos de las personas y cualquier directivo que intente incrementar la calidad de su personal deberán comprender los factores que influyen motivacionalmente en el trabajo. Mencionadas teorías son:

Establece que la naturaleza humana posee cuatro necesidades básicas y una de crecimiento que le son inherentes. Las necesidades básicas están relacionadas con lo fisiológico, seguridad, pertenencia o afiliación y reconocimiento. En cuanto a las necesidades de crecimiento se considera la autorrealización personal que es la necesidad psicológica más elevada del ser humano, a través de su satisfacción que se encuentra una justificación o un sentido válido a la vida mediante el desarrollo potencial de una actividad. Se llega a ésta cuando todos los niveles anteriores han sido alcanzados y completados (Münch, et al., 2012).

Para Frederick Herzberg los factores que intervienen en la motivación y conducta en el trabajo son: Factores de higiene o mantenimiento y los motivadores. El primero está relacionado con el ambiente en que se desarrolla el trabajo, pero no producen motivación por ejemplo el sueldo. Por otro lado, los motivadores, promueven la realización, reconocimiento, responsabilidad y trabajo. En definitiva, para Herzberg los factores que realmente motivan a los trabajadores son aquéllos que otorgan un mayor contenido al trabajo, más responsabilidad y relevancia a quienes lo realizan (Münch, et al., 2012).

La motivación en el trabajo se relaciona con las necesidades que presente cada persona y el predominio de algunas de estas, porque dicha motivación solo se verá satisfecha a través del cargo que ocupe dentro de la institución porque se trabajará en un área para la cual posea habilidades, capacidades y destrezas. David McClelland sostuvo que todos los individuos poseen: Poder por la necesidad de influir sobre otros, la afinidad por el agrado de tener buenas relaciones con los demás y disfrutar de la compañía de otros y por último la de logro que es la más predominante porque es la única que se obtiene al alcanzar metas o resultados (Münch, et al., 2012).

Un elemento primordial en el proceso de dirección es la comunicación, puesto que para poner en marcha planes y tomar decisiones deben utilizar sistemas de comunicación eficaces que le permitan enviar la información de la manera más adecuada, los canales de comunicación pueden ser de diversos medios “La comunicación cuenta con tres elementos básicos: emisor, transmisor y receptor, en donde a través de ellos debe existir una comunicación integral que permita una retroinformación continua” (Münch, 2012: p.146).

La función de control permite hacer una verificación de lo que se ha logrado durante todo el proceso administrativo. Su finalidad consiste en garantizar que todos los resultados que la organización obtenga, estén orientados al cumplimiento de los objetivos definidos. Esto quiere decir que, es una herramienta de monitoreo de los procesos desarrollados, para tomar las medidas necesarias que contribuyan a asegurar el logro de los objetivos. Además, se debe considerar imprescindible la aplicación de esta función durante todas las actividades del transcurso de la institución y no solo al final (Chiavenato, 2014).

En las instituciones educativas, la administración debe propiciar que el personal realice correctamente su trabajo y cumpla los objetivos de la institución sin la necesidad de sistemas de control, consiguiendo satisfacción por parte de la comunidad educativa en general, teniendo en cuenta que “La prevención es la mejor forma de control, si se planean las actividades y se capacita al personal para trabajar eficientemente, con seguridad se minimizarán los errores” (Münch, et al., 2012: p.164).

La supervisión es una herramienta de control que se realiza para conseguir resultados de calidad. En diferentes organizaciones de índole variada se aplica y sus resultados son favorables; en educación se refiere al apoyo que se le brinda al docente, que por competente que sea, siempre tendrá dificultades, entonces, el rol que le correspondiente al supervisor es de orientación y apoyo, más no de una mera observación; enfatizando en “coordinar, estimular y dirigir el desenvolvimiento de los maestros o profesores, para que se estimule a cada individuo a través del ejercicio de su talento hacia la más completa e inteligente participación en la sociedad a la cual pertenece” (Lemus, 1975: p.192).

Otra de las etapas del control es la verificación del cumplimiento de las actividades propuestas en función de las estrategias planificadas, es decir, la orientación a la consecución de los objetivos generales de la institución y el cumplimiento de las correcciones identificadas, para esto, el administrador debe estar seguro del aporte que representan sus actividades en toda la institución para el logro de las metas establecidas, para esto se precisa de una constante seguimiento, supervisión y corrección de las desviaciones que se produzcan (Stoner, et al., 1996).

El control tiene la finalidad de verificar si existen dificultades entre lo que sucede, frente a lo que se estableció, y así garantizar que todos los procesos se ajusten a las metas generales establecidas, a ese ajuste se le llama corrección, que se refiere al proceso correctivo y adaptativo de las desviaciones o dificultades que surgen, pero antes de dar una corrección, es necesario diagnosticar si se trata de un síntoma o una causa; por ejemplo, si se evidencia un alto índice de dificultades de redacción de textos en un curso, hay que determinar si la dificultad está en el bajo rendimiento, o en la incompetencia del docente para la enseñanza de la composición de textos (Schermerhorn, 2010).

Las dificultades, no conformidades o el incumplimiento que se presenten ante documentos o políticas generales, bajo las cuales se rige la institución o el área a trabajar, corresponden una desviación significativa, debido a que representan una distorsión o incumplimiento fundamental con el objetivo base bajo el cual se rige una organización, es así que, tras evidenciar una desviación significativa, lo imprescindible es encontrar la causa a través de un análisis inmediato, porque de nada sirve evidenciar un problema, cuando el proceso afectado ya finalizó, que es el caso del período lectivo; no tiene sentido encontrar un problema y su causa, cuando el año ya finalizó (Lemus, 1975).

Para la elaboración del presente estudio se utilizó al enfoque cualitativo, analizando desde diferentes perspectivas teóricas y empíricas, la forma en que se percibe en la actualidad a la temática de estudio, de igual forma, el tipo de investigación utilizado es el de revisión teórica con alcance descriptivo, caracterizado según Vera (2009) por “Proporcionar al lector una puesta al día sobre conceptos útiles en áreas en constante evolución (…),es la mejor forma de estar al día en nuestras esferas generales de interés” (p.64). La búsqueda de literatura se elaboró a partir de fuentes de información primarias, donde encontramos fuentes bibliográficas y hemerográficas. Los criterios de selección de información empleados han priorizado la selección de fuentes clásicas que cumplan con el objetivo del presente artículo.

Toda institución educativa precisa de poseer una planeación adecuada a las particularidades del contexto, debido a que, mediante esta función administrativa en educación se plantea cuál es el tipo de ciudadano que se pretende formar, cuáles son las características que rigen a la institución y que se pretende lograr a un futuro, esto servirá de guía para la organización de todo el establecimiento, el planteamiento de las funciones directivas y los mecanismos de control y corrección en función de las desviaciones presentadas.

La planificación educativa es un proceso que implementa acciones y actividades para lograr el desarrollo pedagógico esperado, en ese sentido, está comprometida en la fijación de los objetivos de la institución y en las formas generales para alcanzarlos proponiendo estrategias metas y planes que pueden ser efectuados durante todo el proceso administrativo a largo, mediano y corto plazo.

En el ámbito educativo se puede afirmar que, si existe una buena dirección se asegura un buen clima organizacional, aspecto que predispone a los miembros de la comunidad educativa a trabajar con el mismo propósito de elevar la calidad educativa de su institución y mejorar el proceso de enseñanza-aprendizaje, en donde, cada quién sepa que debe realizar y cómo debe hacerlo para evitar que se cometan errores en el proceso de alcanzar los objetivos planteados en la planificación.

El control se encuentra íntimamente relacionado con la planificación, debido a que esta función asegura el cumplimiento de los objetivos, esto a través de la creación de correcciones en función de las desviaciones que se presentan, pero el verdadero control que se busca en cualquier institución, que requiera calidad, es el “autocontrol”, debido a que se necesita que todos los miembros del establecimiento se autorregulen y realicen su trabajo de forma correcta, sin la necesidad de mecanismos externos de supervisión.

Chiavenato, I. (2014). Introducción a la teoría general de la administración. Bogotá: Mc Graw Hill-Interamericana.

González, T. (2003). Organización y gestión de centros escolares, dimensiones y procesos. Madrid: Pearson Educación.

Isaacs, D. (1995). Teoría y práctica de la dirección de los centros educativos. Pamplona: EUNSA.

Koontz, H. y Weihrich, H. (1999). Administración una perspectiva global. México, D.F.: Mc Graw Hill.

Lemus, A. (1975). Administración, dirección y supervisión de escuelas. Buenos aires: Kapelusz.

Münch, L. (2012). Administración de instituciones educativas. México, D.F.: Trillas.

MÜNCH, L. (2012). Fundamentos de administración: casos y prácticas de gestión. México, D.F.: Trillas.

Münch, L., Galicia, E., Jiménez, S., Patiño, F., y Pedronni, F. (2012). Administración de instituciones educativas. México, D.F.: Trillas.

Robbins, S., Decenzo, D., y Coulter, M. (2013). Fundamentos de administración. México, D.F.: Pearson-Education.

Stoner, J., Freeman, E., & Gilbert, D. (1996). Administración. México, D.F.: Prentice-Hall.

1 Licenciado en Docencia y Gestión de Educación Básica. Técnico en Gestión Académica de la Pontificia Universidad Católica del Ecuador Sede Santo Domingo.

2 Licenciado en Docencia y Gestión de Educación Básica. Maestrante de Innovación en Educación de la Pontificia Universidad Católica del Ecuador Sede Santo Domingo.